J'ai besoin d'une salle pour mon associaton
Vous êtes membre d’une association et avez besoin d’une salle ou d’un local pour votre association... retrouvez les infos ci-dessous !
Salles communales mises à disposition
Au sein de l’Hôtel de Ville (1 fois par an pour les assemblées générales et les réunions)
- Salle du conseil municipal
- Salle des fêtes
Au sein de la ville de Tourcoing
- Salle Saint Joseph
- Salle Marcel Heddebaut
- Salle Manczur
- Salle Guy Moquet
Demande auprès de la Direction du Rayonnement Culturel pour les salles suivantes :
- Auditorium du conservatoire
- Théâtre Raymond Devos
- Chapelle hospice d’Havré
Pour réserver une salle, il faut adresser une demande écrite à Madame le Maire : dbecue@ville-tourcoing.fr,copie auprès de la direction logistique : logistique@ville-tourcoing.fr
Cette demande doit intervenir à compter du 1er juin de l’année N pour les réservations comprises entre le 1er septembre de l’année N au 28/29 février de l’année N+1, et à compter du 1er décembre de l’année N pour les réservations comprises entre le 1er mars de l’année N+1 au 31 août de l’année N+1, au moins 1 mois avant la manifestation.
Que doit contenir la demande ?
La demande doit contenir :
• L’identité de l’organisateur et de l’association avec les coordonnées téléphoniques.
• La date de l’évènement.
• Le lieu de réservation souhaité.
• L’objet / le thème de l’évènement.
• Le nombre de personnes prévues à l’évènement.
• Si prêt de matériel : inventaire / énumération de ce qui est souhaité, au moins 1 mois avant la manifestation.
Quelles sont les pièces justificatives demandées ?
Les derniers statuts de l’association.
- La publication au journal officiel de la création de l’association.
- Le Procès-Verbal de la dernière Assemblée Générale.
- Le rapport d’activités de la dernière Assemblée Générale et les éléments financiers (compte de résultat et bilan année N-1.)
Lorsque la demande de prêt est acceptée, une lettre d’acceptation est envoyée par mail à l’association avec le rappel des règles inhérentes à la demande.
Si du matériel a été demandé, une liste est annexée :
- Les manifestations qui auront lieu à la salle Georges Dael se termineront à 23h00. Il est demandé aux associations de respecter strictement cet horaire.
- Le parking de cette salle devra être utilisé uniquement par les organisateurs et les personnes à mobilité réduite.
- La salle et le parking devront être rendus propres après utilisation
- Comme pour la salle Georges Dael, toutes les autres salles doivent être restituées propres et en l’état après chaque manifestation
Les documents suivants doivent être signés par l’association :
- Le contrat de location.
- Le contrat d’engagement Républicain.
À transmettre au SAMO : les attestations d’assurances nécessaires à l’organisation et la tenue de l’évènement. En l’absence de cette transmission : la salle ne sera pas prêtée.
Dans le cas d’un prêt de clés : le représentant de l’association devra venir retirer les clés à la centrale de réservation du SAMO, 359 boulevard Gambetta et signer le coupon de remise correspondant. Il en sera de même pour la remise des clés. La restitution se fait sur le lieu de remise
Prêt régulier de salles
Si vous souhaitez bénéficier d’une mise à disposition régulière et annuelle de locaux associatifs, qu’ils soient culturels, sportifs ou de loisirs, merci d’adresser votre demande détaillée (locaux souhaités, fréquence, jours, horaires, nombre de personnes,…) accompagnée de votre projet associatif à Madame le Maire à l’adresse mail suivante : dbecue@ville-tourcoing.fr
Prêt de salles par la Maison Des Associations (MDA)
La Maison des associations peut vous prêter à titre gratuit ses salles pour vos réunions statutaires (réunion bureau, conseil d’administration, Assemblée Générale, réunion de travail…)
Horaires des prêts de salles de la MDA :
- du lundi au vendredi de 8h30 à 22h sur réservation obligatoire (48h à l’avance).
- Possibilité le weekend, voir conditions à l’accueil.
Contacts :
- 03 20 26 72 38
- contact@mda-tourcoing.fr